PERALATAN KANTOR & PERLENGKAPAN KANTOR

Pengertian Peralatan Kantor
Peralatan kantor bisa didefinisikan sebagai barang-barang nan bisa digunakan dalam jangka waktu nan nisbi lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda nan besar dan berat, memerlukan perawatan nan khusus, serta berharga mahal. Meskipun tak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara generik harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor bisa memiliki peralatan kantor nan berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor nan harus absolut dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor nan harus dimiliki oleh perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer , mesin printer , mesin tik, dan lain-lain. Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor nan tak absolut dimiliki tetapi sangat diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner , dan lain-lain.

Mengapa ada beberapa peralatan kantor nan memang sine qua non pada sebuah perkantoran? Anda bisa membayangkan sendiri apa jadinya apabila sebuah perkantoran tak mempunyai meja, kursi, atau lemari arsip? Terbayangkan repotnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa manfaat contoh peralatan kantor .
1. Meja dan kursi
Yang dimaksud meja dan kursi di sini ialah meja dan kursi nan digunakan oleh pemimpin dan para karyawan buat melakukan operasional perkantoran. Meja dan kursi sangat diperlukan oleh para karyawan nan secara generik beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.
Kantor nan baik, selain mempunyai meja dan kursi buat kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan kursi dan meja buat tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu nan datang ke kantor dan memberikan kesan nan baik kepada mereka.
2. Lemari arsip
Setiap perkantoran tentunya mempunyai file walaupun dalam kapasitas nan tak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tak bisa membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda nan tak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran mempunyai lemari file buat menyimpan arsip-arsip krusial nan sangat berharga bagi suatu perusahaan.
3. Komputer dan Printer
Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sinkron dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan buat memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut ialah komputer.
Komputer merupakan peralatan elektronik nan tak hanya mempunyai kemampuan buat mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan buat mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, bisa dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tak disertai dengan printer. Printer merupakan alat nan diperlukan buat mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita nan dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran nan hanya tak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen krusial dengan cepat dan mendesak. Oleh sebab itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan nan sangat krusial buat dimiliki.
4. Mesin tik
Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor nan sudah modern umumnya sudah tak lagi menggunakan mesin tik sebab fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor nan ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.


Pengertian Perlengkapan Kantor Perlengkapan kantor bisa diartikan sebagai segala sesuatu nan dibutuhkan buat melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang nan berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer , map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.

Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kecenderungan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi nan sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut.

Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas buat melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen krusial lainnya. Berbagai dokumen nan telah di input ke dalam komputer tak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printer nya kosong atau habis maka dokumen-dokumen nan siap cetakpun tak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.

Begitu juga dengan map, map bisa digunakan buat menyimpan dokumen-dokumen krusial dalam bentuk kertas, atau pun buat mengajukan proposal. Seseorang nan mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.
Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer nan bisa digunakan buat menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian nan ditandatangai dan bermaterai tentunya tak dapat diarsip dalam bentuk elektronik.
Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari file ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan buat merapikan susunan berbagai dokumen krusial agar tak berceceran.

Sebenarnya masih banyak contoh peralatan kantor dan perlengkapan kantor lainnya, namun setidaknya dengan adanya artikel ini, diharapkan kita memahami dan mengerti adanya disparitas antara peralatan dan perlengkap

-BINASYIFA

UNSUR UNSUR ARSIP

Unsur-Unsur dari Arsip

Arsip sendiri memiliki unsur-unsur, adapun unsur-unsur dari arsip meliputi:

1. adalah sebuah bentuk informasi yang terekam
2. memiliki bentuk media yang nyata, dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar
3. memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti (evidence) dengan legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip di bedakan menjadi dua :

1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.
2. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.

PENGERTIAN ARSIP MENURUT PARA AHLI

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

    Dari pengertian di atas turut mengundang para ahli untuk menyampaikan pendapatnya mengena pengertian dari arsip.
Adapun pengertian dari arsip menurut para ahli meliputi:

1. Menurut Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
3. The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
4. Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.

SISTEM KEARSIPAN

      Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

• Kearsipan Sistem abjad

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

•  Kearsipan sistem subjek

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah

• Kearsipan Sistem wilayah

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

•  Kearsipan Sistem Nomor

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

•  Kearsipan Sistem Tanggal

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

ADMINISTRASI PERKANTORAN

  Pengertian Adminitrasi perkantoran

      Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi. Seorang karyawan yang melakukan tugas ini biasanya disebut administrator kantor atau manajer kantor.

Ruang Lingkup Administrasi 

Ruang Lingkup tugas administrasi pada kantor ini dapat dikatakan tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud yaitu : 

• Menghimpun
  Yaitu : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan. 
• Mencatat
  Yaitu : kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis   keterangan-keterangan yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
• Mengelola
  Yaitu : bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang berguna. 
• Mengirim
  Yaitu : kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain. 
• Menyimpan
  Yaitu : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.